Tecnologia eletrônica na organização

A tecnologia tem um importante papel, segundo Brien (2004, p.7) cita que “profissionais de negócios dependem de muitos tipos de sistemas de informação”. Então se entende que tanto na transformação de atividades, referente à falta do uso das ferramentas tecnológicas, até nos negócios da comunicação social, vêm sendo alterados e torna-se necessário a atualização tecnológica de sistemas de informação como fator competitivo. Estes tipos de mudanças vêm sendo enfrentadas em todo o mundo com os avanços tecnológicos, agindo na cultura da organização, revolucionando seus processos internos, mudando rumos e objetivos através da tecnologia.

Segundo Brien (2004, p.169) que ressalta sobre a revolução da internet, “a internet se converteu hoje na maior e mais importante rede de redes e está evoluindo para a supervia de informação de amanhã”. A internet vem sendo um fator de grande relevância nas empresas, pois é um meio de comunicação de suma importância, tanto para no meio interno das organizações, como para o meio externo no que diz a respeito aos sites, que têm sido criados para serem um centro de divulgação e informações para os consumidores.

No contexto da comunicação eletrônica, a vídeo conferência para a gestão de filiais é compreendida como um avanço tecnológico, maximizando o tempo dos administradores, facilitando as relações entre matriz e filial além de reduzir custos em viagens de negócios para tratar de assuntos com administradores das filiais, assim economizando tempo e reduzindo custos emergentes das reuniões, nas quais há a necessidade de deslocamento das partes mais distantes. Assim, podendo haver o processo de comunicação através da tecnologia de vídeo conferência, aplicada à gestão das filiais, a fim de obter um rápido feedback de assuntos internos da empresa, facilitando as reuniões para tratar de assuntos da empresa. Esta ferramenta tem sido aprovada por executivos e gestores nos negócios, tornando o processo de comunicação rápido para tratar dos assuntos de seu interesse.

A necessidade do uso da comunicação eletrônica, nos tempos modernos, tem sido cada vez mais intensa, onde se atualizar tecnologicamente é fator de competitividade, gerando melhores resultados, reduzindo custos administrativos, facilitando o processo de comunicação, maximizando o tempo, dentre outros benefícios provenientes desta tecnologia. Nesse contexto, a comunicação eletrônica vem trazendo novidades ao meio empresarial; tem tornado o processo de comunicação mais eficiente e eficaz com estes avanços. Dentre os sistemas de comunicação eletrônicos, destacam-se:

Vídeo Conferência: A vídeo conferência tem mostrado um grande víeis de aprovação entre os executivos, pois a empresa que possui muitas filiais tem um grande custo administrativo, em questões da própria comunicação e interação entre as partes. Sendo assim, a vídeo conferência aborda a resolução desta problemática, com as partes interessadas, interagindo de forma dinâmica, através de vídeo e áudio, podendo tratar de assuntos que antes só seriam tratados em encontros presenciais, tendo de programar um local estratégico para acomodar e reunir todos os administradores responsáveis, gerando assim mais custos para a empresa.

Correio Eletrônico: O uso do correio eletrônico hoje em dia tornou-se a principal ferramenta das empresas para comunicação. Muitas empresas dependem mais da comunicação via email do que até mesmo de telefones ou correios convencionais.

Skype: Sistema que possibilita utilizar a voz para conversar pela internet. Nos tempos modernos, o seu uso tem alcançado uma grande aprovação no meio empresarial, pois existem empresas de vários segmentos que utilizam a áudio comunicação como meio de comunicação interna.

MSN: Assim como Skype, diversas empresas utilizam como medidas de comunicação interna, facilitando o processo de comunicação em textos.

Viabilizando estes aspectos, peculiares de cada tipo de comunicação eletrônica, em si vêm trazendo uma série de benefícios: redução de custos, comodidade, agilidade no processo da comunicação, maximizando de tempo tanto para a administração de alto escopo da organização quanto para os mais baixos níveis hierárquicos de uma empresa, além de haver uma interatividade e dinamismo que esta tecnologia proporciona Portanto, o uso destas tecnologias, aplicado aos processos de comunicação nas filais, em relações de matriz versos filiais, seria de grande benefício, assim agregando resultados significativos em questões de redução de custos, comodidade, agilidade e flexibilidade nos processos de comunicação da empresa em suas relações, onde segundo Turban, Rainer e Potter (2005, p. 5) “os sistemas de informação baseados em computador de todos os tipos têm melhorado a competitividade empresarial...”. Sendo assim, entende-se que é um fator de competitividade a atualização e implantação de sistemas de informação no processo da organização.

Utilizando os meios de comunicação para estes fins, visto que, as empresas a se atualizarem serão mais competitivas, sendo a atualização e a utilização dos meios de tecnologia eletrônica na organização de extrema importância no contexto de constantes avanços tecnológicos.

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Problemas observados na comunicação interna

No ambiente empresarial apesar de ser neutro, racional, normativo e técnico, existem barreiras, problemas na comunicação no contexto do ambiente empresarial. No entanto, de acordo com Daft (2005, p. 441), “as barreiras para a comunicação existem dentro do indivíduo ou como parte da organização.” Barreiras organizacionais são fatores causadores de interferência nos processos de comunicação, segundo Chiavenato (2010, p. 426) diz “muito difícil, a comunicação ocorrer sem problemas. Quase sempre existem fatores que reduzem a probabilidade de que ocorra comunicação bem-sucedida”. Contudo, Daft (2005, p.442) cita que “as barreiras organizacionais referem-se aos fatores para a organização como um todo”. A comunicação em si, na organização, é um processo que quanto mais complexa for a organização mais difícil será a comunicação interna.

Primeiro, em sua estrutura hierárquica, pode tornar o processo de comunicação eficaz em um processo falho, onde o ruído devido à complexidade da estrutura de cargos e departamentos causará à mensagem final uma distorção acentuada, assim proporcionando um ruído na comunicação e, consequentemente, causando problemas no processo de comunicação.

O segundo problema na comunicação é a autoridade da administração, onde quem possui autoridade geralmente esquiva-se de situações vulneráveis, assim os subordinados sempre vão se manter neutros, evitando expressar ao seu líder os problemas, desacordos, frustrações dentre outras situações ocorridas.

O terceiro problema da comunicação é a especialização, a qual retrata a falta de intercâmbio entre áreas específicas, onde não há uma interação, não há troca de ideias entre as partes, pois acabam formando uma maneira diferente e individual de interesse, comunicação, maneiras de ver os fatos e vocabulários próprios, o que acaba dificultando uma interação com as partes envolvidas da empresa.

Já o quarto problema é a sobrecarga de informações, em que o indivíduo envolvido no processo pode levar à confusão ou paralisação das partes envolvidas, pois acaba gerando informações demasiadamente exageradas e, dessa forma, causando transtornos no processo da comunicação.

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Canais de comunicação interna

No contexto de canais de comunicação interna, alguns de seus objetivos são: promover a troca de informações, unificar e difundir os valores da organização, informar os funcionários sobre qual o seu papel na organização e trabalhar com canais de feedbacks. Nesse contexto Chiavenato (2010, p. 427) ressalta que, “o canal de comunicação é o meio escolhido para fluir a mensagem do emissor ao destino”. Na organização existem diversos canais de comunicação, dentre estes podem ser formais ou informais.

Além de estes canais serem diversificados, todos estes são meios para que haja interação entre as partes e seja passada a informação necessária para o funcionamento da organização. No entanto, os canais são vistos como caminhos para a comunicação, porém, também, são meios de enviar mensagens. Onde se destaca: reunião, boletins, correio eletrônico, quadro de aviso, jornais, dentre outros meios.

A Comunicação descendente é o principal meio de comunicação nas organizações, pois as mensagens se originam da alta administração vinda verticalmente, assim, fluindo por canais diferentes, até chegar aos subordinados na organização (MAXIMIANO, 2007).

A Comunicação ascendente é o tipo de comunicação que flui através dos subordinados para os seus superiores, para Chiavenato (2010, p. 432) “as comunicações formais ascendentes se referem às mensagens que fluem de baixo para os níveis mais elevados da hierarquia organizacional.” Esta comunicação se origina do baixo escalão ao alto escopo. A comunicação é estabelecida através de memorando, reuniões, conversas informais de subordinados com os seus superiores gerando informações imprescindíveis. Informações, as quais apoiam as decisões de alto escopo da organização.

As informações ascendentes proporcionam um feedback do operacional, também através de políticas aderidas, de programas implantados, como os de reclamações, sugestões para melhoria, dentre outros.

Comunicações diagonais tratam da transmissão de mensagens, do alto escopo ou do operacional mais baixo, para qualquer departamento, gerando assim, um dinamismo entre os departamentos.

Comunicação horizontal é a comunicação estabelecida por colaboradores do mesmo nível hierárquico.

De acordo com Daft (2005, p. 436) “canais informais de comunicação, refere-se à rede de comunicação não formal, como por exemplo, os encontros casuais, a rádio corredor”. No caso do rádio corredor, em muitos casos geram boatos, que acabam prejudicando o funcionamento sadio da empresa, manchando imagens de funcionários, causando conflitos internos, dentre outros problemas gerados pelos boatos. Já os encontros casuais, ocorrem com superiores e subordinados, encontros não programados.

No entanto, acredita-se que pode ter um grande proveito em informações, destes encontros casuais, em contrapartida das próprias reuniões formais programadas normalmente.

Em diversos casos, a comunicação não se realiza de forma eficaz por falta de competências e habilidades do emissor ou receptor, assim se erguendo barreiras na comunicação.

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A comunicação organizacional

Um assunto que tem sido muito importante para as organizações é a comunicação organizacional. É um assunto que não é novo, mas é recente a noção de comunicação empresarial como uma área funcional de administração nas empresas.

Segundo Maximiano (2007, P. 308) conceitua a comunicação organizacional da seguinte forma: A comunicação nas organizações depende da qualidade da comunicação pessoal. Se as pessoas de uma organização comunicam-se eficazmente, os processos organizacionais de comunicação tendem a ser eficazes também. No entanto, os administradores de organizações, além de promover o desenvolvimento das competências pessoais, devem também fazer as comunicações circular em três direções: para cima, para baixo e para os lados.

Com isso percebemos o quanto a comunicação organizacional é importante para todos os componentes que fazem parte de uma comunicação eficaz, mesmo não sendo comunicação escrita.

Muitas organizações dedicam pouca atenção a esse assunto. Se dedicasse grande espaço de tempo treinando funcionários em técnicas, ferramentas tecnológicas e demais processos na empresa, melhoraria no alinhamento da comunicação. Segundo Chiavenato (2010, p. 422) “O processo de comunicação pode ser eficiente e eficaz. A eficiência está relacionada com os meios utilizados para a comunicação, enquanto a eficácia está relacionada com o objetivo de transmitir uma mensagem com significado”. No entanto, muito pouco tem se investido em estabelecer mecanismos eficazes de comunicação na organização.

É importante saber como as empresas lidam com os problemas de comunicação. Segundo Robbins (2009, p. 425) “comunicações deficientes frequentemente corroem a eficácia de um gerente ou unidade”. Entretanto, na maioria das empresas as atividades de comunicação são de um modo altamente descentralizado. A comunicação interna teria um desempenho muito melhor se todas as suas atividades fossem integradas.

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Processo de comunicação

No processo de comunicação é compreendida a transmissão de informação e de seu significado. O processo de comunicação que envolve interação pode ser descrito por meio de um esquema proposto com base no modelo de Shannon e Weaver 1949 (Schermerhorn, 2007, p. 385) os elementos de comunicação que compõem esse esquema são apresentados na figura 1, que mostra os componentes que originam a comunicação. Podemos apresentá-lo no seguinte gráfico:

Figura 1: Modelo de processo da comunicação.

Fonte: Schermerhorn 2007.

Nos elementos da comunicação incluem um emissor: aquele que emite uma mensagem em símbolos significativos para um receptor ou destinatário, tanto verbais como não verbais. O receptor é a quem se dirige a mensagem, aquele que a recebe e a decodifica. Existem vários tipos de canais utilizados para transmitir mensagem, que o emissor transmite ao receptor, o qual a decodifica ou interpreta o seu significado. O ruído acontece no processo de comunicação quando há transmissão de mensagem. São transmitidas com interferência, sendo algo que atrapalha na expressão ou linguagem incorreta por parte do emissor. O feedback acontece no retorno da informação para o emissor.

Para Chiavenato (2010, p. 418) “a comunicação é um processo complexo, e as possibilidades de enviar ou receber mensagens de maneira errada ou distorcida são numerosas”. É necessário que tenha entendimento do que se quer transmitir, no caso das empresas, a comunicação não tem somente a intenção de comunicar, mas de persuadir, sensibilizar o receptor a ter determinada atitude ou reação. Segundo Daft (2008, p. 425) “muitas pessoas acreditam que a comunicação é simples porque elas se comunicam sem nenhuma ideia consistente ou esforço”. No entanto, sem nenhum esforço para enviar ou receber as mensagens erradas são inúmeras as oportunidades de se comunicar.

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Comunicação

A comunicação é uma das capacidades humanas mais fundamentais. Desde a antiguidade o homem busca meios para comunicar-se, apesar disso ainda hoje a maioria das pessoas não sabem. Ao comunicar-se são expressas ideias, opiniões, emoções e compartilhamento de dúvidas, incertezas e soluções.

Segundo Matos (2009, p. 2) “Comunicação é o fio condutor de todas as atividades e relacionamentos humanos”. Sendo assim a comunicação é um ato ou efeito de comunicar-se, sendo um processo interpessoal de emissão e recepção de mensagens e símbolos: a capacidade de troca ou discutir ideias, de dialogar, gerar o bom entendimento entre as pessoas. A comunicação para Schermerhorn (2007, p. 385) “Comunicação é o processo de enviar e receber símbolos com significados anexados a eles”. Em qualquer que seja o processo de comunicação, sempre há os elementos: emissor, receptor, mensagem, canal de comunicação, ruídos e feedback.

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A Influência das Redes Sociais na Organização

Os investimentos das empresas no comércio eletrônico tem se mostrado cada vez maio. Dessa forma, as redes sociais em comunicações estão desempenhado papéis vitais na colaboração nas empresas.

As redes sociais mudaram as estratégias de comunicação interna e externa, o que antes era mantido com certa distância, hoje se torna muito mais próximo. Além disso, através desses sites, as empresas conseguem saber a opinião do consumidor em relação ao seu produto de uma forma mais informal e sincera, diferente do que era passado por meio de pesquisas especializadas realizadas com os clientes.

A interação das pessoas com as redes sociais tem aumentado hoje dia, devido ao baixo custo, simplicidade e benefícios que a utilização da Internet proporciona, muitos empresários acreditaram que o simples fato de estarem presentes na rede trará resultados positivos, o que, em geral, não ocorre. Falta de visão de mercado, dificuldade em definir a forma de comunicação com o cliente, problemas de integração e erros na gestão do empreendimento são alguns dos principais fatores que têm levado diversas iniciativas a melhoramento.

A falta de planejamento e de envolvimento da organização com o projeto para o uso das redes sociais na internet, deixa com que as empresas não usem esse canal para interação com as pessoas. A final, no sentido de criar soluções que lhe permitam responder adequadamente aos desafios que se apresentam.

No entanto, as redes sociais são usadas para contribuir no processo decisório na organização, por meio de sistemas em comunicação, seja na internet, meio externo e interno. Sendo assim, usadas na colaboração no meio de comunicação.

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A gestão de monitoramento das mídias sociais em empresas

Alguns termos que fazem a profissão do profissional nas mídias sociais tem sido uma consequência para monitoramento, métricas, relatórios, ROI, engajamento, conteúdo relevante, público qualificado. Esses são alguns termos que fazem parte do dia a dia da nova profissão mais promissora do mercado, o analista de mídias sociais.

A presença de uma marca nas mídias sociais hoje é indispensável para que o processo de interatividade entre ela e o consumidor aconteça. Da mesma forma que agências de publicidade são contratadas para criar campanhas, contratar um bom analista de mídias sociais traz uma repercussão igualmente positiva para a marca. Estratégias digitais passam a ter um poder peculiar nos processos de comunicação.

Em um mercado com atualização constante onde tudo é novo, questões como remuneração dos profissionais, investimento em mídias sociais e o custo de a empresa não estar ativo na rede ainda são números analisados e discutidos pelos profissionais de comunicação. O que é certo é que através das mídias sociais os analistas conseguem de forma muito mais efetiva contribuir para o aumento do capital social das empresas. Com uma boa gestão de mídias sociais é preciso muito mais dedicação e conhecimentos específicos.

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Segunda tela, um fenômeno que vem crescendo

Você é daqueles que quando está assistindo algo na TV também está comentando o que acontece nas redes sociais? Pois é, hoje em dia com a ascensão das redes sociais e o crescente uso dessas ferramentas de comunicação em massa, os brasileiros estão cada vez mais expondo suas emoções e opiniões mudando a forma de se interagir com o que assiste na televisão.

Essa experiência coletiva tem o nome de Segunda Tela, que é o uso de um dispositivo móvel enquanto se assiste TV, é uma experiencia compartilhada que traz mais informações acerca daquilo que você está assistindo.

É  um complemento em tempo real à televisão (a primeira tela). Ao utilizá-la, seja em computadores, smartphones ou tablets, o “teleinternauta” recebe informações extras e pontos importantes sobre o assunto que está sendo tratado no programa que está no ar no momento.   Por exemplo, você está assistindo um debate político, uma novela ou uma partida de futebol, você ao mesmo tempo que acompanha, pode debater, dar opiniões e receber informações. O Twitter por exemplo, indica tempo a tempo na maioria das vezes os assuntos mais comentados de acordo com a programação da TV. O conteúdo que é comentado nas redes sociais que sai da tela da TV  é conhecido como Transmídia,  pelo fato de expandir os limites da plataforma.

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Instituto Ipsos Marplan, 64% dos brasileiros que estão conectados a internet, assistem à TV ao mesmo tempo que usam Tablets, Smartphones e Notebooks. Segundo o Ibope, 70% pesquisam na internet conteúdo sobre os programas que assistem e 80% mudam de canal, influenciados por comentários nas redes sociais. E essa tendencia só tende a aumentar, uma pesquisa feita pela Motorola mostra que 43% dos brasileiros já usaram mídias sociais para recomendar um programa de TV a outra pessoa.

Fonte: Zero Hora http://zerohora.clicrbs.com.br/rs/economia/noticia/2013/04/um-olho-na-tv-outro-no-computador-cresce-o-fenomeno-chamado-segunda-tela-4120120.htmlFonte: 

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O que mudou nos últimos 5 anos

O documentário "O que mudou nos últimos 5 anos" foi realizado pela HOTWords e tem como tema as grandes transformações vividas pelo mercado da comunicação nos últimos 5 anos. Fazendo assim uma retrospectiva e uma análise dos principais acontecimentos dessa revolução tecnológica, a partir das entrevistas de personalidades envolvidas nesse mercado.

Patrocínio e idealização: HOTWords
Produção e direção: Estilingue Filmes

http://www.hotwords.com
http://twitter.com/hotwords_br

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Faxina na área de trabalho do computador

Se você é daqueles que não consegue encontrar nada na sua área de trabalho porque ela está toda bagunçada. É quando vale a pena fazer uma faxina na área de trabalho periodicamente. Se você fica acumulando muitos itens na sua área de trabalho, você deve fazer a organização frequentemente.  

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